クリニックで予約システムを導入するメリットは？注意点も合わせて解説

「予約システムを導入すると便利と聞くが、実際にどんなメリットがあるの？」

予約システムに興味のあるクリニックでは、このような疑問を感じている方もいるのではないでしょうか。本記事では、クリニックで予約システムを導入するメリットや注意点について解説します。予約システムについての理解を深め、より良いクリニック運営につなげましょう。

クリニックの予約システムとは？

予約システムとは、その名のとおり予約を受け付けて管理するためのシステムです。スマートフォンやパソコンなどを用いて、オンライン上で予約が取得できます。

従来のクリニックは、予約をせずに症状が出たら患者さんが訪れる場所でした。しかし、時代の変化や新型コロナウイルスの流行により、近年は予約が必要なクリニックも多いです。

加えて、患者さんもタイムパフォーマンスを重視する傾向が強く見られるように。これらの理由から、クリニックにおいても予約システムの導入が注目されるようになりました。

クリニックで予約システムを導入するメリット

クリニックで予約システムを導入すると、次のようなメリットがあります。

• スタッフの業務負担が軽くなる
• ヒューマンエラーを減らせる
• 患者さんが予約するハードルが低くなる
• 無断キャンセルを防げる
• 集患につながる

どのような効果を得られるのか、具体的に見ていきましょう。

スタッフの業務負担が軽くなる

クリニックに予約システムを導入すると、スタッフの負担が軽くなります。なぜなら、患者さん自身がオンライン上で予約を取得するためです。

予約システムによって、新規予約や予約変更などを受ける電話対応が減少します。電話によって他の業務を遮られる頻度が低くなるため、集中できるだけでなくストレスの緩和にもなるでしょう。

ヒューマンエラーが少なくなる

予約システムには、ヒューマンエラーの減少効果が期待できます。患者さん自身がオンライン上で予約を取得するため、「聞き間違い」による予約ミスがなくなるためです。

また、予約の記録が残るメリットもあります。電話は記録が残らないため、予約ミスが発生したときに発言の有無でクレームになりがちです。その点、予約システムは患者さんが予約をし、記録も残るためヒューマンエラーの防止に効果的といえるでしょう。

患者さんが受診するハードルが低くなる

クリニックの予約がオンライン上で可能になると、患者さんがクリニックを受診するハードルが低くなります。予約システムであれば24時間365日いつでも、患者さんの都合の良いタイミングで予約ができるためです。

従来は予約取得のためには、クリニックの診療時間内に電話をする必要がありました。しかし、診療時間は仕事や学校の時間と重なっているケースが多く、電話が難しい人も少なくありません。

予約システムを導入し、オンライン予約が可能になると患者さんが受診しやすいクリニックにつながるでしょう。

無断キャンセルを防げる

予約システムを導入すると、無断キャンセルの防止効果が期待できます。システムによっては予約が確定すると自動的に日時を記したメールを送ったり、前日にリマインドしたりできるためです。

多忙な患者さんは予約を忘れてしまい「無断キャンセル」となるケースもあるでしょう。しかし、予約システムを利用すると受診日をリマインドできるため、無断キャンセルの減少に一定の効果があると考えられます。

集患につながる

オンライン予約が可能になると、集患につながる可能性があります。時間制限なく予約ができる環境は、患者満足度が高まるためです。

オンライン予約ができることが、受診するクリニックを選ぶ際のポイントにもなるため、新規患者の獲得にも効果が得られるでしょう。

クリニックで予約システムを導入する注意点

クリニックでWeb予約システムを導入する場合は、自院の状況を分析する必要があります。通院する患者層によっては、想定していた効果を得られないケースがあるためです。

たとえば、患者さんの年齢層が高い場合は、オンライン予約に対応できないおそれがあります。患者さんが使いこなせなければ、かえってスタッフの手間が増える可能性もあるでしょう。

また、電子カルテと連携するためには、システム間の相性も考えなければなりません。導入後に「連携できない」といった事態を避けるためにも、事前のチェックが重要です。

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予約システムの導入はクリニックにも患者さんにもメリットあり

予約システムは、スタッフの業務負担を減らし、患者さんの受診のハードルを下げられます。無断キャンセル防止や集患効果にもつながるため、結果的にクリニックの経営に良い影響があるでしょう。

とはいえ、クリニックの患者層といった状況によっては、想定している効果が得られないケースもあります。自院の状況を分析して、最適な予約システムを導入してください。

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