【2024年最新】診療予約システムの選び方｜クリニックDXを成功させる秘訣

DX化が進む現代、クリニック経営において診療予約システムは欠かせない存在といえます。適切な診療予約システムを選ぶことで、業務効率化と患者満足度の向上を両立させることが可能です。

そこでこの記事では、新たに開業する方や既にクリニック運営をされている方へ、最適な診療予約システムをどのように選ぶべきかを詳しく解説します。

クリニックに診療予約システムを導入するメリット

診療予約システムとは、患者がWebやアプリなどを使用して簡単にクリニックの予約ができるツールです。診療予約システムを導入することで得られるメリットは、以下のように多岐にわたります。

• 患者の利便性向上
• 待ち時間の緩和
• 医療スタッフの業務効率化

クリニックの当日キャンセル率は一般的に5〜10％ですが、診療予約システムを導入したクリニックでは、キャンセル率が4％にまで減少したというデータもあります。クリニックの稼働率も向上し、安定した運営が可能です。

診療予約システムの4つのタイプ

クリニックのニーズに応じたさまざまな予約方法があるため、それぞれの特徴を理解して診療予約システムを選ぶことが重要です。

1.Webでの診療予約

Web予約は、インターネットで簡単にアクセスできる点が特徴です。パソコンやスマートフォンから利用できます。幅広い患者層に対応しやすく、利便性が高い点が大きな魅力でしょう。

ただし、インターネット環境が必須となるため、ネットに不慣れな一部の患者層にはややハードルが高い場合があります。

2.アプリでの診療予約

アプリ予約は、専用のアプリを通して予約を行う方法です。プッシュ通知によるリマインド機能やオフライン時でも一部機能が利用できる点が特徴です。

一方で、アプリのダウンロードや初期設定が必要なため、ITに不慣れな患者には抵抗感があるかもしれません。

3 .電話予約との併用

電話予約は、特にスマートフォンに不慣れな高齢者にとっては重要な方法です。従来の電話予約を併用することで選択肢を広げ、デジタルツールに抵抗がある患者にも利用しやすい環境を提供することが可能です。

4 .LINEとの連携機能

LINE連携機能は、患者が使い慣れたツールを活用できる点が大きな魅力です。

総務省の令和5年度の調査によると、60代の86.3％、70代の64.2％がLINEを利用しているという結果でした。オンラインに不慣れと思われがちな世代でも、日常的に使っているLINEによりスムーズに診療予約できます。

患者がLINEで診療予約ができるクリニックに魅力を感じ、かかりつけ医としてのポジショニングを獲得するには欠かせないIT投資だと言えます。

診療予約システムの選び方5つのポイント

診療予約システムを選ぶ際には、さまざまな要素を考慮する必要があります。選び方のポイントは、以下の5つです。

1.使いやすさ

使いやすさは、患者と医療スタッフ双方にとって重要です。次の点をチェックしてみてください。

• 直感的な操作が可能か
• 必要な情報が明確に表示されているか
• モバイル対応が十分か
• 高齢者にも配慮したデザインか

使いやすい診療予約システムを選ぶことで、予約率の向上と運用の効率化が期待できます。

2.初期費用と運用コスト

コストは、診療予約システムを選ぶ際の重要な選択基準のひとつです。以下について確認し、初期費用と運用コストを慎重に検討しましょう。

• 初期導入費用
• 月額利用料
• カスタマイズや追加機能の費用
• サポート費用

クリニックの規模や今後の成長計画に合わせた選択をすることが、コストパフォーマンスのよいシステム選びのポイントです。

3.カスタマイズ性

クリニックには、それぞれ独自の運営方針や特性があります。カスタマイズ性の高いシステムを選ぶことで、以下のような調整が可能です。

• 診療科目ごとの予約枠設定
• 予約ルール（初診・再診の区別など）の設定
• 独自のフォーム項目の追加
• クリニックのブランドに合わせたデザイン調整

カスタマイズ性があれば、クリニックの運営方針に合わせた柔軟な運用ができ、患者満足度の向上にもつながります。
昨今、SaaS型のシステムにおいては、システムに運営・業務フローを合わせる必要がありますが、クリニックと患者の利便性を高める上では、カスタマイズ性のあるシステムの導入が競合クリニックとの差別化に繋がる要素だと言えます。

4.セキュリティ対策

診療予約システムは患者の個人情報を扱うため、高度なセキュリティ対策は必須です。以下について確認しましょう。

• データの暗号化
• アクセス制御機能
• 定期的なセキュリティアップデート

セキュリティ対策が充実したシステムを選ぶことで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。

5.サポート体制

優れたサポート体制は、システムの安定した運用のために不可欠です。以下の点をチェックしてみてください。

• 24時間サポート体制の有無
• トラブル時の対応速度
• 定期的なトレーニングやセミナーの提供

フォロー体制が充実しているシステムを選ぶことで、長期的な運用の安定性が確保できます。

診療予約システムを導入する際の注意点

診療予約システムの導入には、開業時とシステム変更時で異なる注意点があります。

1.開業時における診療予約システムの導入

新規開業時には、将来の拡張性を考慮し、患者数の増加や新たなサービス導入に対応できるシステムを選ぶことが重要です。また、電子カルテや会計システムとの連携も必須ポイントです。

さらに、導入時期にも注意してください。開業する前にスタッフへの十分なトレーニング期間を設けることで、スムーズな運用を目指しましょう。

2.既存クリニックにおける診療予約システムの移行

既存クリニックで診療予約システムを変更する場合、データ移行の安全性と運用フローの見直しが重要です。新しいシステムに合わせた業務フローの再構築や、スタッフ教育が欠かせません。

また、患者に対してもシステム変更の事前告知と十分な説明を行い、混乱を防ぐことが必要です。

診療予約システムFanka導入によるクリニックTENの成功事例

クリニックTENでは、診療予約システム「Fanka（ファンカ）」を導入することで、効率的なクリニック運営と高い患者満足度を実現しています。

1. 完全Web予約制と事後決済で業務を大幅に改善

クリニックTENでは、完全Web予約制を採用。LINEとの連携により、患者はたった1分で簡単に予約できます。また、登録されたクレジットカードから事後決済されるため、診察後に会計を待つ必要がありません。

診療予約システムFankaの導入により、受付業務の負担は大幅に軽減され、接遇の質が改善されました。診療時間もしっかり確保できるため、口コミでも高い評価を得ています。

2. 患者満足度の大幅な向上

クリニックTENでは患者が部屋の枠を予約し、医師が伺うという逆転の発想を採用しました。受付業務をDX化することで受付・待合室スペースを最小化。診察室の数を最大化し、患者体験と収益性を両立する空間を設計していることが大きな強みです。

また、来院前の事前問診により診療時の対応がスムーズに進むため、平均待ち時間をわずか1分59秒に抑えています。患者満足度が非常に高く、激戦区の渋谷において開業から2年目に「クリニック　渋谷」でSEO/MEOともに1位を獲得。Googleレビューでは、★4.6を達成しました。

Fankaは予約なしの来院に対応できる柔軟性も併せ持ち、多様なニーズに応えています。

診療予約システム導入でクリニック運営を次のステージへ

診療予約システムの導入をお考えなら、まずは無料デモ体験をお試しください。また、資料請求していただければ、クリニックTENへの見学も可能です。

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