歯科の予約システムに必要な機能は？重視すべきや得られるメリットを解説

「予約管理をもっと簡単にし、業務を効率化したい」

予約管理が複雑な歯科医院を経営する医師のなかには、このようなお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。本記事では、歯科医院で重視すべき予約システムのポイントや、導入のメリットなどについて詳しく解説します。

歯科医院における予約システムのポイントを理解し、スタッフの負担を軽減と患者さんの通いやすい歯科医院づくりを実現しましょう。

歯科医院で重視すべき予約システムの機能

歯科医院で重視すべき予約システムのポイントは以下のとおりです。

• Web予約機能があるか
• リマインド機能があるか
• リコール機能があるか
• 担当者別に予約が可能か

それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。

Web予約機能があるか

Web予約機能の有無によって、歯科医院が得られる効果は大きく異なります。その理由は、インターネットで予約ができると、患者さんの利便性が高まるためです。インターネット予約は、診療時間に関係なく患者さんの都合の良いタイミングで予約が取得できます。

加えて、予約の変更やキャンセルもインターネットでできると、受診までの心理的なハードルが大きく下がります。インターネットで予約ができるかどうかで受診するクリニックを選定する患者さんもいるため、Web予約機能は歯科医院に欠かせない機能です。

リマインド機能があるか

リマインドは歯科医院にとって重要な機能です。リマインド機能があると、患者さんのうっかり忘れによるキャンセルや遅刻を防止できます。

歯科医院は内科クリニックなどとは異なり、処置をすることが前提です。患者さんが遅刻すると、予定していた治療ができなかったり、次の患者さんの診察が遅れてしまったりします。

また、歯科医院は時間予約制をとっているケースが多いため、突然キャンセルが発生しても次の患者さんを案内するといった対応は難しいでしょう。予約日が近づいたら患者さんにリマインドすることで、遅刻やキャンセル減少につながります。

リコール機能があるか

歯科医院では、予約システムにリコール機能があるか否かは重要なポイントとなります。リコール機能とは、患者さんの次の来院時期を設定しておくことで、時期が近づいたら案内を送信できる機能です。

たとえば、虫歯や歯周病といった治療に区切りがつき、今後は定期健診として来院してもらいた患者さんに対しては、3か月後など適切な時期を設定することで案内を送信できます。

近年は、予防歯科への関心の高まりから、定期的に歯科の診察やクリーニングを受けたい患者さんが増加しています。とはいえ、忙しさから予約取得を忘れてしまう患者さんも多いです。

リコール機能があると患者さんは適切な時期に受診でき、歯科医院は再診率の増加につながるため双方に良い影響があるでしょう。

担当者別に予約が可能か

歯科医院では、担当者別に予約ができるか否かで使いやすさに違いが生じます。歯科医院では、歯科衛生士による担当制を導入している場合が多いためです。

定期健診やクリーニングは1人の患者さんを同じ歯科衛生士が担当し、次回以降も継続して処置を行うケースがあります。歯科衛生士の担当制を導入することで、歯の状態変化にいち早く気づけるほか、患者さんに継続的な受診を促す効果も。

スタッフ別の予約を確認できると、空き状況などが一目で分かるため、効率的に作業が進められるでしょう。

歯科医院で予約システムを使用するメリット

歯科医院にフィットした予約システムを使用すると、次のようなメリットがあります。

• スタッフの業務負担軽減
• 患者満足度の向上
• 経営面で良い影響が得られる

具体的に得られるメリットについて見ていきましょう。

スタッフの業務負担軽減

歯科医院にフィットした予約システムを使用すると、スタッフの業務負担が軽減します。患者さん自身で予約取得や日時変更ができるようになり、予約に関する電話対応が減少するためです。

また、予約システムにリマインド機能やリコール機能が付随していれば、患者さんに自動的にメッセージを送れます。ショートメールなどを用いて手動で行っている歯科医院は、業務の削減が可能です。

加えて、電話予約では聞き取り間違いといったヒューマンエラーが発生する可能性がありますが、Web予約であればその心配がないため、労力だけでなく心理的な負担も減らせるでしょう。

患者満足度がアップする

予約システムを導入すると、患者さんの満足度が高まります。特にインターネットでの予約が可能になると、時間的な制限がなく手軽に予約取得できるため、効果が高いです。患者さんが自身の都合と照らし合わせながら、時間をかけて予約日を決定できる利点もあります。

また、時代の変化やSNSの発展により、近年は電話をする機会が減少しているため、電話をかけること自体に抵抗を感じる人もいます。電話ではなくインターネットで予約取得や予約変更ができると、患者さんは利便性を感じられるでしょう。

経営面で良い影響が得られる

歯科医院にフィットした予約システムを使用すると、経営面でも良い影響を得られる可能性があります。なぜなら、歯科医院の特性を考慮した予約システムは、患者さんの予約忘れ防止や再診率の向上につながるためです。

特にリコール機能で定期健診の案内などをすると、リピート受診のきっかけになるため効果が大きいでしょう。案内をショートメールやはがきで行っていた場合は、送料の節約にもなります。

また、スタッフの業務負担も軽減できるため、残業代が減少し結果的に人件費削減につながることも。歯科医院に特化した予約システムを使用することで、患者サービスの向上や業務効率化だけでなく経営面でも効果を感じられるでしょう。

歯科医院で予約システムの効果を最大限得るならば『Fanka』がおすすめ

歯科医院で予約システムの効果を最大限得るならば、複数の機能を同時搭載したオールインワンシステムの「Fanka」がおすすめです。予約システムだけでなく、Web問診機能やオンライン決済も可能なため、歯科医院をより効率的に運営できます。

Fankaは時間帯予約だけでなく直来の対応もできるため、突然受診された患者さんや緊急の患者さんにも柔軟に応じることが可能です。加えて、技工士との連携機能も有しており、義歯や矯正器具といった作成物の到着日に応じて、予約を制限することもできます。

オンライン決済機能を兼ね備えているため、患者さんは診察終了後にすぐに帰宅でき、会計やレジ前での待ち時間を無くせるメリットも。また、セグメント配信機能の実装が予定されており、「3か月後」など設定した時期の定期アナウンスも実現されます。

Fankaであれば予約システムのメリット以外の点でも、患者さんの満足ポイントや業務効率化ができるため、より良い歯科医院の運営が期待できるでしょう。Fankaの詳しい機能紹介や実際に導入しているクリニックの事例については、以下の記事にて詳しく解説しているので、こちらもぜひご覧ください。

理想のクリニックを実現する『Fanka』！機能と得られる効果を徹底解説

歯科医院の予約システムは機能の確認が重要

歯科医院では予約システムの機能によって、業務負担や患者さんの満足度が大きく異なります。特に重要視すべき機能は以下のとおりです。

• Web予約機能があるか
• リマインド機能があるか
• リコール機能があるか
• 担当者別に予約が可能か

弊社のFankaであれば、技工士との連携やオンライン決済なども合わせて利用できるため、使いやすさをより実感できるでしょう。スタッフが働きやすく、患者さんが「また通いたい」と思う歯科医院づくりのために、予約システムは歯科にフィットしたものをご選定ください。